Je staat klaar voor de eerste werkproef van een kandidaat die via het UWV bij jullie komt kennismaken: waar leg je de praktische verantwoordelijkheid neer en hoe voorkom je verwarring in de eerste weken? Op deze pagina vind je concrete stappen en heldere afspraken die werkgevers helpen om een werkproef of begeleidingsperiode structureel en effectief te laten verlopen. Lees ook de informatie over de UWV-trajecten van Symbus: UWV-trajecten van Symbus.
Vooraf: maak een eenvoudige werkproefhandleiding
Voordat de kandidaat binnenloopt is het belangrijk dat je intern één compact document klaar hebt staan met de praktische randvoorwaarden. Houd het kort en concreet: beschrijf het takenpakket voor de werkproef, de dagelijkse start- en eindtijden, wie als vaste aanspreekpersoon fungeert en welke werkplek of materialen nodig zijn. Voeg een korte veiligheidsinstructie toe als dat relevant is. Dit document hoeft geen uitgebreide HR-procedure te worden; het doel is duidelijkheid voor de werknemer, de werkbegeleider en de coach.
Wijs één directe mentor aan in het team. De mentor is niet per se de HR-professional, maar wél iemand die werkprocessen kent en korte instructies kan geven. Plan bij aanvang een eerste check van 15 minuten op dag één en een evaluatiemoment van 30 minuten na de eerste week. Die vaste, beperkte momenten voorkomen dat vragen blijven liggen en geven het traject houvast zonder dat het team veel extra tijd kwijt is.
Communiceer vooraf met de kandidaat over realistische verwachtingen. Vertel wat een normale werkdag van begin tot eind inhoudt en wat jullie vinden van kleine fouten en leermomenten. Dat schept ruimte om te oefenen en vermindert druk bij de eerste taken. Houd taal eenvoudig en controleer of de kandidaat aanvullende ondersteuning nodig heeft, bijvoorbeeld bij communicatie of werktempo.
Tot slot: leg vast hoe je voortgang meet. Kies twee concrete indicatoren die passen bij de functie, bijvoorbeeld aanwezigheid en zelfstartend werken bij routinetaken. Deze twee heldere criteria geven zowel werkgever als kandidaat snel zicht op of de match kansrijk is. Gebruik deze informatie om tijdens het traject samen met de coach van Symbus af te stemmen over vervolgstappen en eventuele aanpassingen.
Tijdens het traject: samenwerkingsafspraken met coach en UWV
Een goede samenwerking tussen werkgever, kandidaat en de re-integratiecoach maakt het verschil. Leg bij de start vast wie de coach van Symbus is en hoe vaak er korte voortgangsafspraken komen. De re-integratiecoaches van Symbus werken met maatwerk en lokale kennis; zij kunnen helpen bij kleine aanpassingen in de werktaak of bij het formuleren van realistische doelen. Voor meer informatie over de trajecten kun je terecht op de pagina over Symbus UWV-trajecten.
Praktische afspraken die je tijdens de periode kunt maken:
- Wekelijkse korte check-ins (10–15 minuten) tussen mentor en kandidaat om praktische knelpunten vroeg te signaleren.
- Een vast contactmoment tussen werkgever en coach (bijvoorbeeld elke twee weken) om voortgang en mogelijke aanpassingen te bespreken.
- Een eenvoudige loglijst van uitgevoerde taken en aandachtspunten, die de mentor kort bijhoudt voor het evaluatiemoment.
Deze stappen zorgen voor transparantie en voorkomen dat kleine misverstanden zich opstapelen.
Als werkgever kun je ook gebruikmaken van het lokale netwerk dat Symbus inzet: bij vragen over vacatures of vervolgstappen kan de coach contacten uit de regio betrekken. Blijf helder over welke begeleiding je zelf biedt en waar je verwacht dat de coach of het UWV ondersteunt. Duidelijke rollen verminderen administratieve rompslomp en houden de focus op het werk zelf.
Plan aan het einde van de werkproef altijd een kort evaluatiegesprek met drie vaste punten: wat ging goed, wat vraagt nog aandacht en welke vervolgstap stellen we voor. Noteer de uitkomst beknopt zodat alle partijen hetzelfde beeld hebben. Een korte, beleefde afronding helpt om de kandidaat mee te geven wat er nodig is voor het vervolg, of dat nu doorstromen naar een contract, extra begeleiding of een doorverwijzing is. Zo behoud je menselijkheid en professionaliteit in een proces dat voor iedereen helder is.